Comment créer un webinar : conseils, outils et points clés pour capter votre audience

Le mot webinar provient de la contraction entre « web » et « seminar ». Ce terme est employé pour désigner une conférence professionnelle en ligne organisée par un ou plusieurs animateurs.

Pour mettre en place des webinars efficaces, une réelle préparation en amont est nécessaire ainsi qu’une stratégie de communication réfléchie. Il vous faudra également des outils pour diffuser votre webinar et répondre aux attentes de votre audience.

Une préparation en amont : une première étape essentielle

Identifier son audience : vous devez savoir à qui vous souhaitez vous adresser, c’est à dire connaître le profil type de vos cibles, leurs intérêts ou les problématiques qu’ils peuvent rencontrer. En cernant votre audience cible, vous allez pouvoir identifier par la suite les thématiques de vos webinars.

Trouver des sujets adaptés : il est pertinent de se demander dans quelle phase se situent les leads que vous avez l’attention d’inviter pour proposer des sujets adaptés. Vos prospects peuvent être en simple phase de découverte ou ils peuvent arriver à maturité : à ce moment là, vous pouvez leur proposer un service qui répond plus précisément à leur problématique.

Choisir un titre évocateur : il est important de réfléchir à un titre qui va interpeller votre audience cible avec des mots correspondant aux thématiques qui les intéressent. Pour susciter la curiosité, vous pouvez aussi utiliser une notion chiffrée telle que « 10 conseils pour multiplier l’engagement sur vos réseaux sociaux ».

Faire des tests : il est primordial de tout tester avec de lancer votre vrai webinar. Cela vous permettra de jauger la plateforme, le partage d’écran, le son, la lumière, le décor, etc. Il ne faut pas laisser de place à l’imprévu le jour J, tout doit déjà être calé !

Définir le jour et l’heure  : il faut choisir une date et une heure qui soient adaptées à l’emploi du temps de votre audience. Le lundi, jour des réunions de début de semaine n’est par exemple pas un très bon choix. Idem pour l’heure, il faut éviter de les faire trop tôt ou trop tard.

Choisir un lieu calme : pensez aussi à choisir le lieu du webinar avec attention. Il ne faut pas de bruit, de collègues qui passent, de voisins qui font de la perceuse, etc. Le décor a aussi son importance, évitez les pièce trop sombres.

Rendre visible votre webinar : vous pouvez identifier en amont les canaux qui vous permettront de donner plus de visibilité à votre webinar et capter plus facilement votre audience. Vous pouvez notamment utiliser l’emailing, les réseaux sociaux ou encore créer des landing pages dédiées. Vous devrez aussi réfléchir à des moyens de promotion payants tels que des partenariats ou des campagnes Facebook / LinkedIn Ads pour faire le plein d’inscrits.

Intéressé(e) par la mise en place d’un webinar efficace à destination des professionnels du digital ? Nous proposons un dispositif clé en main : de l’organisation du webinar jusqu’à sa promotion sur notre site.

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Choisir vos outils pour créer un webinar

Il est essentiel de choisir des outils adaptés à vos besoins et à votre audience pour la réussite de votre webinar. Nous vous proposons plusieurs outils pour mettre en place facilement vos conférences en ligne.

Livestorm : un service en ligne de webinars et de réunions-vidéo à distance

Livestorm est un outil complet et efficace pour créer vos webinars. Les fonctionnalités suivantes sont disponibles sur Livestorm : un formulaire d’inscription directement intégré sur votre site, la création d’emailings personnalisés, le partage de votre écran, le chat en live et les sondages pour échanger avec votre audience. Grâce à des extensions, les données des inscrits et des participants peuvent être envoyées directement sur les CRM Salesforce ou Marketo. La version payante vous permet d’avoir jusqu’à 1 000 participants. C’est la solution que nous utilisons pour les webinars BDM, et nous la recommandons fortement. L’UX est très bien pensée, la prise en main est facile, et la plateforme est agréable à utiliser (et stable). Vous pouvez créer vos webinars en quelques clics, et tout est fait pour diminuer les frictions lors de l’inscription. Difficile de lui trouver des défauts. En cas de problème, le service client répond dans la journée.

GoToWebinar : une solution complète pour créer vos webinars

GoToWebinar est une solution bien connue dans le monde des webinars. Un acteur historique qui propose notamment la programmation de webinars avec des vidéos ou des audios pré-enregistrés, des outils pour interagir avec l’audience ainsi que la possibilité d’accéder au replay du webinar. Des emails d’invitations et de suivis sont également programmables. Vous pouvez avoir jusqu’à 1000 participants dans les salles de conférences virtuelles. GoToWebinar possède une application pour un accès facilité sur mobile.

Zoom : un des leaders de la visioconférence professionnelle

Vous avez la possibilité d’utiliser Zoom pour organiser des webinars, vous pouvez créer des salles de conférences virutelles, interagir avec votre audience grâce au chat et partager votre écran. Vous pouvez avoir jusqu’à 10 000 participants à vos webinaires avec option de rediffusion en direct. Vous bénéficiez  également d’une très bonne qualité audio et vidéo HD. Le plus de la plateforme : son infrastructure très robuste.

Vous avez également d’autres outils disponibles tels que Click Meeting qui vous permet de créer des webinars personnalisés jusqu’à 1000 participants, Cisco Webex pour des conférences jusqu’à 3000 participants ou encore Google Meet, la solution de visioconférences professionnelles de Google. Ce dernier propose des visioconférences en version gratuite jusqu’à 100 participants.

Pour découvrir plus d’outils de webinars et visioconférences, rendez-vous sur BDM/tools

Les clés d’une présentation réussie

Un contenu cohérent avec le titre du webinar : vous devez vous assurer que le contenu soit vraiment en cohérence avec le titre de votre webinar afin de répondre aux attentes de vos participants et éviter toute déception. Un webinar intéressant demande du travail et une présentation pointue pour ne pas décevoir votre audience.

Des intervenants dynamiques : des personnes motivées qui sauront capter l’attention de l’audience à travers un discours dynamique. Pensez à sourie, et à interagir avec votre audience.

Des chiffres clés : ce sont les chiffres que vos participants retiendront à la fin de votre conférence. Il suffit d’en donner 3 ou 4 qui seront vus comme des chiffres « marquants » par votre audience. Vous pouvez également présenter des graphiques pour mettre en avant ces données.

Du storytelling : vous pouvez raconter des histoires personnelles ou vos retours d’expériences professionnelles car ce sont des histoires réelles et concrètes qui vont aider votre audience à comprendre votre propos et potentiellement à s’y identifier.

Des contenus interactifs : n’hésitez pas à favoriser l’interaction avec vos participants, en les invitant à prendre la parole ou à répondre à un sondage, c’est une façon de créer du lien avec eux.

Une durée adaptée :  la durée de votre webinar doit être également adaptée en fonction de votre audience et de votre thématique. Vous devez prendre en compte votre temps de présentation et le temps potentiel dédié aux questions des participants. La durée classique est de 30 minutes à 1 heure.

Des actions stratégiques post-webinar

Analyser les statistiques : vous avez accès aux statistiques sur la plupart des outils. Vous pouvez notamment analyser le taux d’inscription et de participation, le nombre d’actions pendant la conférence, les téléchargements de documents ou encore le taux d’engagement.

Mettre en place un lead scoring : pour trier vos contacts et identifier des leads qualifiés, vous pouvez mettre en place un lead scoring, un système de notations en fonction des différentes actions des participants.

Proposer des relances qualifiées : si un contact s’est inscrit à un webinar d’une thématique, vous pourrez lui proposer un prochain webinar susceptible de l’intéresser sur une thématique similaire.

Laisser à disposition le replay : vous laissez accessible le replay de votre webinar pendant une durée définie pour les inscrits qui n’ont pas pu participer au live ou aux participants qui souhaitent le regarder à nouveau. Une option intéressante qui permet de faire vivre votre webinar, même après son live.