Marie-France Astic, Astic Conseil : L’accompagnement, Un atout pour être certifié
Consultante-formatrice pour Astic Conseil, Marie-France Astic a réalisé une vingtaine d’accompagnements Qualiopi en 2020-2021, pour environ 55 prestataires d’actions concourant au développement des compétences (PAC) certifiés, dont l’APECITA. Elle nous présente sa méthode de travail et les grandes étapes pour décrocher la certification.
En tant que consultante-formatrice, vous accompagnez les prestataires d’actions concourant au développement des compétences (PAC) vers la certification Qualiopi. Comment procédez-vous ?
Marie-France Astic : Je propose un accompagnement sur mesure ! L’accompagnement vers la certification Qualiopi, c’est avant tout répondre aux besoins des PAC. Une structure qui souhaite se faire certifier le fait dans un premier temps pour bénéficier des fonds publics ou mutualisés. Toutefois, chaque structure est confrontée à un contexte, à des enjeux et des organisations différents. Écouter le besoin est primordial ! L’accompagnement commence en amont
de la contractualisation, au moment de l’identification et de la prise en compte du besoin. Les premiers échanges doivent permettre de fixer des objectifs et de savoir en quoi la certification va impacter l’organisation de la structure. Il est également important d’identifier les ressources humaines et financières dont dispose le PAC, ainsi que son mode de fonctionnement.
Le parcours d’accompagnement est construit avec l’organisme. Je propose une alternance de temps de travail en autonomie à partir d’outils (autopositionnement, diagnostic, support de formation, modèles…) et de temps de travail avec moi pour développer des solutions, prendre des décisions, valider des outils. L’accompagnement est donc adapté à chaque structure et peut aller d’un à deux jours, sur un ou deux mois, à plusieurs dizaines de jours étalés sur douze à vingt quatre mois.
Quelles sont les étapes clé pour obtenir la certification Qualiopi ? Et à quel niveau intervenez-vous ?
M.-F. A. : La première étape est celle du diagnostic, qui évalue le niveau de conformité de la structure par rapport aux exigences du référentiel national qualité (RNQ). La somme de travail restant à accomplir est ainsi mesurée. Je propose soit de réaliser moi-même l’intégralité de cette étape, soit d’intervenir en soutien après une phase d’autopositionnement réalisée en autonomie.
Vient ensuite l’étape de coconstruction du plan d’actions de mise en conformité. Un temps de restitution en présence des décideurs débouche sur l’élaboration du plan d’actions et sur la mise en place d’un planning de projet. En fonction des résultats du diagnostic, je peux proposer de la formation, des ateliers, des temps de travail en présentiel ou en distanciel.
La troisième étape est celle du déploiement des actions. Durant cette période, je suis vigilante, je reste à l’écoute pour venir en appui, corriger ou ajuster si besoin. Je mets à disposition une boîte à outils facilitant le travail en autonomie et la mise en conformité avec les exigences du référentiel (formulaires, tableaux, procédures…).
Un audit à blanc peut être préconisé afin de vérifier le niveau de conformité au RNQ et de préparer l’audit de certification. Enfin, à l’issue de cet audit, je reste disponible pour répondre aux éventuelles non-conformités identifiées. Le PAC obtient la certification dans les trois mois après l’audit de certification.
L’accompagnement, est-ce un atout pour être certifié ?
M.-F. A. : L’accompagnement constitue indéniablement un atout pour être certifié. Il permet aux PAC d’obtenir un bon niveau de compréhension du référentiel national qualité et de bien appréhender la finalité de chaque indicateur. L’accompagnement a aussi pour mérite de créer un système qualité adapté aux enjeux et à la stratégie, et de travailler l’organisation et les processus. Une démarche d’accompagnement bien construite favorise l’appropriation du système qualité par les équipes, consolide les pratiques et permet donc de pérenniser la certification.
— Propos recueillis par Danielle BODIOU (Tribune Verte 2978)